Ogni azienda sa quanto costa acquistare un nuovo software, mentre molte meno sanno quanto costa continuare a lavorare con processi manuali: un dato viene copiato da un’email a un foglio Excel, poi viene inserito nel CRM, successivamente nel gestionale e infine qualcuno verifica manualmente il pagamento e aggiorna lo stato del contratto.
Singolarmente sembrano attività che richiedono pochi minuti.
Ripetute decine o centinaia di volte ogni mese, però, diventano un costo operativo che raramente compare in un report, ma che incide ogni giorno sulla produttività dell’organizzazione. Ed èun fenomeno più diffuso di quanto si pensi.
Secondo il Work Trend Index di Microsoft, il 64% dei lavoratori dichiara di non avere tempo ed energie sufficienti per svolgere il proprio lavoro, mentre chi si trova in questa condizione ha una probabilità 3,5 volte maggiore di faticare a dedicarsi ad attività strategiche e innovative. Il motivo? Una parte crescente della giornata viene assorbita da email, riunioni, ricerca di informazioni e attività amministrative che sottraggono tempo al lavoro a maggior valore. Il problema, quindi, non è semplicemente lavorare di più, è lavorare su attività che non dovrebbero più essere manuali.
Il vero costo non è il tempo
Quando si parla di automazione, il ragionamento più comune è: “Questa attività richiede solo cinque minuti.” È un calcolo comprensibile, ma è incompleto.
Cinque minuti moltiplicati per decine o centinaia di operazioni ogni settimana diventano ore di lavoro dedicate a copiare dati, verificare informazioni o aggiornare sistemi diversi.
E il tempo è solo una parte del costo.
Ogni attività manuale aumenta infatti la probabilità di errori, rallentamenti e rilavorazioni. Più un processo cresce, più cresce anche il suo costo nascosto.
Quando i dati non dialogano, lavorano le persone
Nella nostra esperienza, il problema raramente è il singolo software.
Il problema nasce quando commerciale, amministrazione, customer care e operations utilizzano strumenti che non condividono le stesse informazioni.
Le persone finiscono così per fare ciò che dovrebbero fare i sistemi:
- cercare informazioni;
- verificare dati;
- inviare email di conferma;
- aggiornare manualmente più piattaforme.
Questa non è vera digitalizzazione, è piuttosto lavoro manuale distribuito su strumenti digitali.
Non sorprende quindi che Gartner preveda una crescente attenzione delle aziende verso il process mining e l’analisi dei processi operativi: entro il 2028 il 40% dei CIO utilizzerà strumenti di process mining per monitorare e ottimizzare i processi aziendali, rispetto al 10% del 2024. Un segnale chiaro che l’efficienza operativa sta diventando una priorità strategica.
Excel non è il nemico
Excel rimane uno degli strumenti più potenti per analizzare dati. Diventa un problema quando sostituisce un processo: un file per i contratti, uno per gli insoluti, uno per le attività ecc. E poi arrivano le copie.
Alla fine nessuno è davvero certo di quale sia il file corretto.
E quando manca una fonte unica e aggiornata delle informazioni, ogni decisione richiede ulteriori verifiche. Quindi il problema non è Excel, è chiedere a uno strumento nato per analizzare dati di orchestrare processi complessi.
L’automazione non serve a lavorare più velocemente
Quando si parla di automazione si pensa spesso a una questione di velocità.
In realtà il beneficio più importante è un altro.
Secondo McKinsey, le tecnologie di automazione e intelligenza artificiale possono liberare una quota significativa del tempo oggi dedicato ad attività ripetitive e amministrative, permettendo alle persone di concentrarsi su attività a maggior valore come decisioni, relazioni con i clienti e sviluppo del business.
Questo significa che il vero vantaggio non è svolgere la stessa attività in meno tempo.
È eliminare del tutto le attività che non dovrebbero essere manuali.
Questa è anche la filosofia con cui in Vayu progettiamo le nostre soluzioni.
Il valore nasce quando i processi dialogano
Un processo realmente integrato cambia completamente il modo di lavorare.
Il contratto viene creato una sola volta.
Da quel momento il sistema può gestire automaticamente:
- fatturazione ricorrente;
- incassi e riconciliazione dei pagamenti;
- firma digitale;
- aggiornamento delle informazioni cliente;
- dashboard operative;
- notifiche e workflow.
Ogni reparto lavora sugli stessi dati.
Le persone non devono più trasferire informazioni da un sistema all’altro.
Possono concentrarsi sulle attività che richiedono competenze, esperienza e capacità decisionale.
È questa la differenza tra digitalizzare una singola attività e progettare un processo realmente efficiente.
La domanda da porsi non è: “Quanto costa un software?”
La domanda giusta è un’altra.
Quanto costa continuare a svolgere manualmente attività che potrebbero essere automatizzate?
Nella nostra esperienza, le aziende ottengono i risultati più significativi non quando introducono un nuovo software, ma quando ripensano il modo in cui clienti, contratti, fatturazione, pagamenti e assistenza lavorano insieme.
Perché la vera efficienza nasce dall’avere processi che dialogano tra loro.
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Gli esperti Vayu possono aiutarti ad analizzare i flussi operativi della tua azienda e individuare le attività che possono essere automatizzate per ridurre tempi, errori e costi operativi.
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Fonti
- Microsoft – Work Trend Index 2023: Will AI Fix Work?
https://www.microsoft.com/en-us/worklab/work-trend-index/will-ai-fix-work - Microsoft – Work Trend Index Annual Report (PDF)
https://assets.ctfassets.net/y8fb0rhks3b3/5eyZc6gDu1bzftdY6w3ZVV/beeb0f2e437044fc99a0408867a263d8/WTI_Annual_2023_Will_AI_Fix_Work_.pdf - McKinsey & Company – The Economic Potential of Generative AI: The Next Productivity Frontier
https://www.mckinsey.com/capabilities/quantumblack/our-insights/the-economic-potential-of-generative-ai-the-next-productivity-frontier - McKinsey & Company – Future of Work
https://www.mckinsey.com/featured-insights/future-of-work - Gartner – Forecast Analysis: Process Mining, Worldwide
https://www.gartner.com/en/articles/what-is-process-mining